Если одобрять всем возврат без особых причин на это, каждый второй начнет абузить и вряли кто то из вас захочет досконально разбираться в этом. Соответственно, в идеале каждый продавец сам должен решать как то этот вопрос, я часто иду на встречу в подобных ситуациях и удается сделать возврат\замену или подобное, но когда сразу идут писать жалобу даже нормально не пообщавшись, это уже немного не корректно.
Одно дело когда новый проект появляется, сразу активные продажи и в детект уходит и не понятно что будет дальше, да тут есть причина требовать возврат. Но если чит с историей и кодеры работают, тут уже надо разбираться.